Ba lần duyệt: giao việc cho trợ lý AI mà không mất kiểm soát

Phạm Quang Đại · QSV

Nhiều anh chị hỏi tôi: giao hồ sơ cho AI làm, lỡ nó sai thì ai chịu? Câu trả lời của tôi là người ký vẫn chịu, nên tôi không giao quyền duyệt. Trợ lý soạn, tôi duyệt, và tôi chỉ duyệt ở đúng ba chỗ.

Duyệt 1: danh mục yêu cầu

Trợ lý đọc hợp đồng và liệt kê: hợp đồng bắt trình những gì, hồ sơ nào đã có, hồ sơ nào còn thiếu. Tôi xem một file Excel, mỗi công tác một trang. Sai từ bước này thì mọi thứ sau đều sai, nên đây là chỗ tôi đọc kỹ nhất.

Duyệt 2: danh mục từng công tác

Mỗi công tác gửi tôi một danh sách: sẽ trình những hồ sơ nào, dùng biểu mẫu nào, lấy file nào trong kho. Chưa có tờ giấy nào được soạn ra ở bước này. Tôi sửa ở đây thì rẻ, sửa sau khi đã in thì đắt.

Duyệt 3: hồ sơ hoàn chỉnh

Một file PDF để in, kèm danh sách những chỗ còn ghi “BỔ SUNG” và những giấy tờ hết hạn đã bị loại. Tôi xem bản cuối, đạt thì in và trình.

Bốn quy tắc cứng cho trợ lý

• Không tự ghi “đã duyệt”. Hệ thống của tôi có chốt chặn: mỗi lần trạng thái chuyển sang đã duyệt, máy hỏi lại tôi.
• Không sửa hợp đồng và hồ sơ gốc. Chỉ được chép ra để làm việc.
• Không gửi gì cho khách hay chủ đầu tư. Trợ lý chỉ soạn nháp, tôi là người gửi.
• Mọi kết luận phải có nguồn. File nào, trang mấy. Không có nguồn thì không được ghi là lỗi. Thiếu số liệu thì ghi “Không kiểm tra được”, không bịa.