QSVPhạm Quang Đại
Phạm Quang Đại · Người sáng lập QSV

Tôi làm hồ sơ thanh quyết toán 15 năm. Đây là cách tôi giao bớt việc cho trợ lý AI.

Ở trang này tôi chia sẻ tài liệu, video và kinh nghiệm thật từ hệ thống tôi đang dùng hằng ngày ở QSV: một bảng điều hành hồ sơ, chín phòng ban là trợ lý AI, và ba lần duyệt mà tôi luôn tự tay làm.

Nhận video hướng dẫn đầy đủ Xem hệ thống chạy thế nào

Miễn phí. Để lại số Zalo, tôi mời anh chị vào nhóm hỏi đáp.

Phạm Quang Đại
PQĐẢnh chân dung sẽ đặt ở đây
Phạm Quang Đại15 năm làm hồ sơ thanh quyết toán

Làm hồ sơ thanh toán, cái mệt nhất không phải là tính khối lượng. Mệt nhất là hồ sơ nằm rải ở mười chỗ, thiếu một tờ chứng chỉ là cả bộ bị trả về, và người duy nhất nhớ hết mọi thứ lại là mình.

Tôi đã làm việc đó 15 năm. Giờ tôi xếp lại toàn bộ công việc của công ty thành các “phòng ban” do trợ lý AI đảm nhận: Hồ sơ, Pháp lý, Chất lượng, Khối lượng, Kiểm soát nội bộ, Tài chính. Phần tôi giữ lại là phần quan trọng nhất: đọc, hỏi lại và duyệt.

Tôi không giấu nghề. Cái gì đang chạy được, tôi đưa lên đây để anh chị xem, dùng thử, và hỏi thẳng tôi nếu cần.

Phạm Quang Đại
Trang này dành cho ai

Anh chị thuộc nhóm nào thì bắt đầu từ đó

Chủ, giám đốc nhà thầu

Cần hồ sơ đủ, đúng, nộp kịp để thu tiền về

Xem cách QSV nhận làm trọn bộ hồ sơ thanh quyết toán và cách anh chị theo dõi từng gói thầu trên một bảng.

  • Hồ sơ đang nằm ở ai, chờ cái gì
  • Hạn trình từng gói, còn mấy ngày
  • Còn thiếu giấy tờ nào của nhà thầu
Kỹ sư QS, người làm hồ sơ

Muốn làm nhanh hơn và ít bị trả về

Tôi viết lại từ việc thật: danh mục hồ sơ phải có, cách xếp kho để tìm là thấy, cách tự kiểm trước khi nộp.

  • Sáu bộ hồ sơ trình trước khi thi công
  • Các bước của một đợt thanh toán
  • Bảng kiểm tra chi tiết trước khi ký
Người muốn tự xây hệ thống

Muốn có bảng điều hành và trợ lý AI cho công ty mình

Tôi mở cách tôi dựng: cấu trúc thư mục, quy tắc cho trợ lý, các phòng ban, bảng điều hành. Anh chị có thể làm lại.

  • Bắt đầu từ đâu, cần chuẩn bị gì
  • Quy tắc để trợ lý không làm bậy
  • Giữ quyền duyệt trong tay mình
Hệ thống của tôi

Một công ty hồ sơ, chín phòng ban là trợ lý AI, một người duyệt

Không có phần mềm phức tạp. Mọi thứ nằm trong các thư mục trên máy tính, trợ lý AI đọc và làm việc ngay trên đó.

Thả hồ sơ vào đúng thư mục

Hợp đồng, biểu mẫu dự án, hồ sơ nhà thầu gửi. Tôi chỉ việc thả vào, trợ lý tự xếp kho, đặt tên và lập mục lục. Bản gốc luôn được giữ nguyên.

Các phòng ban làm việc cùng lúc

Mỗi phòng một việc, phòng nào độc lập thì chạy song song.

Hồ sơĐấu thầuTrưởng phòng pháp lýBiện pháp – Tiến độTrình hồ sơChất lượngKhối lượngKiểm soát nội bộTài chính

Tôi duyệt ở ba con dấu

DUYỆT
1Danh mục yêu cầu theo hợp đồng
DUYỆT
2Danh mục hồ sơ từng công tác
DUYỆT
3Hồ sơ hoàn chỉnh để in và trình

Bốn điều trợ lý không bao giờ được làm

  • Không tự ghi “đã duyệt”. Chỉ tôi mới duyệt.
  • Không sửa hợp đồng và hồ sơ gốc.
  • Không gửi bất cứ thứ gì cho khách hay chủ đầu tư.
  • Mọi kết luận phải ghi nguồn: file nào, trang mấy. Thiếu thì ghi “BỔ SUNG”, không bịa.
Bảng điều hành hồ sơ
Gói thầuHạn trìnhPháp lý đầu vào (6 công tác)Đợt thanh toánĐang chờ ai
Gói ACòn 2 ngàyChưa mởGiám đốc duyệt 2
Gói BĐã trìnhĐợt 2 · đang soạnBa phòng đang làm
Gói CCòn 5 ngàyChưa mởNhà thầu gửi hồ sơ máy móc

Hình minh họa cách bảng điều hành hiển thị. Số liệu không phải của dự án thật.

Một đợt thanh toán

Từ lúc nhà thầu nộp đến lúc bàn giao bộ hồ sơ

  1. BƯỚC 1

    Mở đợt, tiếp nhận

    Phòng Hồ sơ nhận những gì nhà thầu nộp, báo ngay thiếu gì.

  2. BƯỚC 2

    Ba phòng soạn cùng lúc

    Pháp lý, Chất lượng, Khối lượng soạn phần của mình và tự kiểm.

  3. BƯỚC 3

    Đối chiếu chéo

    Kiểm soát nội bộ so ba phần với nhau và tự tính lại các hạng mục lớn nhất.

  4. BƯỚC 4 · GIÁM ĐỐC

    Duyệt một bảng kiểm tra

    Tôi xem từng dòng của bảng kiểm tra chi tiết, đạt mới cho đi tiếp.

  5. BƯỚC 5

    Lập bộ, bàn giao, lưu trữ

    Phòng Hồ sơ ghép bộ theo biểu mẫu của gói thầu rồi bàn giao.

  6. BƯỚC 6

    Tính phí, theo dõi công nợ

    Tài chính tính phí dịch vụ và soạn hóa đơn nháp để tôi xuất.

Video

Xem tôi làm trên hồ sơ thật

Video giới thiệu xem tự do. Các video hướng dẫn đầy đủ mở cho anh chị đã để lại thông tin.

Video đang được quay. Anh chị đăng ký trước, có video mới tôi nhắn qua Zalo.

Bài viết

Kinh nghiệm tôi ghi lại từ việc thật

Pháp lý đầu vào

Sáu bộ hồ sơ phải trình trước khi thi công

Ký hợp đồng xong là đồng hồ chạy. Sáu công tác tôi luôn làm song song và cách đánh số để không lẫn.

Đọc bài → Cách vận hành

Ba lần duyệt: giao việc cho trợ lý AI mà không mất kiểm soát

Trợ lý làm nhanh, nhưng sai cũng nhanh. Ba điểm dừng giúp tôi yên tâm ký vào hồ sơ.

Đọc bài → Sắp xếp hồ sơ

Xếp kho hồ sơ: thả một chỗ, tìm là thấy

Cấu trúc thư mục tôi dùng cho mọi khách hàng, và vì sao bản gốc không bao giờ bị động vào.

Đọc bài →
Đăng ký

Để lại số Zalo, tôi gửi anh chị phần còn lại

Tôi tự đọc từng đăng ký và nhắn lại qua Zalo.

  • Video hướng dẫn đầy đủ
    Mở khóa toàn bộ video trên trang này.
  • Vào nhóm Zalo
    Hỏi đáp về hồ sơ thanh toán và nhận tài liệu mới.
  • Tư vấn hoặc xem thử 1-1
    Tôi cho anh chị xem hệ thống chạy trên một bộ hồ sơ.

Hoặc nhắn thẳng cho tôi: Zalo

Anh chị cho tôi xin họ tên.
Số điện thoại cần đủ 10 số, bắt đầu bằng 0.
Anh chị là (không bắt buộc)
Đang quan tâm (chọn nhiều được)

Thông tin chỉ dùng để tôi liên hệ với anh chị qua Zalo hoặc điện thoại, không chuyển cho bên nào khác.

✓

Tôi đã nhận được đăng ký

Tôi sẽ nhắn Zalo cho anh chị để mời vào nhóm. Các video đầy đủ trên trang này đã mở cho anh chị.

Nhắn Zalo cho tôi ngay
Nhắn Zalo Đăng ký