Sáu bộ hồ sơ phải trình trước khi thi công

Phạm Quang Đại · QSV

Ký hợp đồng xong là đồng hồ bắt đầu chạy. Trước khi được thi công và trước khi nói chuyện thanh toán đợt đầu, nhà thầu phải trình một loạt hồ sơ đầu vào cho chủ đầu tư và tư vấn duyệt. Thiếu bộ nào thì đợt thanh toán sau này vướng bộ đó.

Ở QSV, tôi chia phần này thành sáu công tác và cho chạy cùng lúc, không chờ nhau.

Ba việc tôi luôn làm trước

1. Đọc hợp đồng để lập danh mục yêu cầu. Hợp đồng bắt trình cái gì, hạn bao nhiêu ngày, mẫu nào. Danh mục này tôi tự duyệt trước khi cho ai làm tiếp. Mỗi yêu cầu đều ghi rõ lấy từ trang nào của hợp đồng.
2. Tính hạn trình ngay từ ngày ký. Hợp đồng ghi hạn riêng thì theo hợp đồng. Mọi báo cáo nội bộ của tôi đều có dòng đầu tiên là hạn trình và còn mấy ngày, để không ai quên.
3. Gom hồ sơ nhà thầu vào một kho dùng chung. Chứng chỉ nhân sự, đăng kiểm máy, hồ sơ phòng thí nghiệm dùng lại được cho nhiều gói thầu. Xếp một lần, dùng nhiều lần.

Mẹo nhỏ: một con số cho một công tác

Số 01 luôn là phòng thí nghiệm, 02 luôn là nhân sự, 03 là máy móc. Con số đó giống nhau ở kho tiếp nhận, ở kho biểu mẫu và ở thư mục kết quả. Nhìn số là biết đang ở công tác nào, người mới vào cũng không lẫn.

Chỗ hay bị trả về

• Nhân sự và máy móc trong hồ sơ trình không khớp với biện pháp thi công. Tôi luôn đối chiếu ba bộ này với nhau trước khi xuất bản in.
• Giấy tờ hết hạn vẫn nằm trong tập hồ sơ. Cái nào hết hạn thì loại ra và ghi rõ là đã loại.
• Chỗ chưa có thông tin bị điền đại cho đủ. Tôi bắt ghi “BỔ SUNG” và tô vàng, thà để trống còn hơn điền sai.