Xếp kho hồ sơ: thả một chỗ, tìm là thấy
Hồ sơ thanh toán chậm thường không phải vì khó, mà vì tìm không ra. File nằm trong Zalo, trong email, trong máy của ba người khác nhau. Trước khi nói đến trợ lý AI, tôi phải có một cái kho mà ai nhìn vào cũng hiểu.
Mỗi khách hàng một thư mục, bên trong có ba phần
| Phần | Chứa gì | Ai đưa vào |
|---|---|---|
| Kho tiếp nhận | Hồ sơ của nhà thầu: pháp lý đơn vị, phòng thí nghiệm, nhân sự, máy móc, mỏ vật liệu, nhà cung cấp. Dùng chung cho mọi gói thầu. | Tôi thả vào, trợ lý xếp |
| Kho biểu mẫu dự án | Biểu mẫu của chủ đầu tư, chia theo pháp lý, chất lượng, thanh toán, đấu thầu. | Tôi thả vào, trợ lý lọc |
| Thư mục từng gói thầu | Hợp đồng, hồ sơ trình duyệt đầu vào, và mỗi đợt thanh toán một thư mục. | Trợ lý tạo, tôi xem |
Bốn thói quen giữ cho kho sạch
- Có một chỗ “chờ lọc”. Nhận được file gì tôi thả hết vào đó, không cần nghĩ. Việc phân loại, đổi tên, ghi mục lục là của trợ lý.
- Bản gốc để nguyên. File lúc mới nhận được cất riêng một thư mục và không ai sửa. Làm việc thì chép ra bản khác. Hợp đồng cũng vậy.
- Có một chỗ “chưa phân loại”. File nào trợ lý không chắc thì để vào đó chờ tôi, không đoán bừa.
- Mỗi người, mỗi máy một thư mục. Nhân sự chủ chốt mỗi người một thư mục, máy móc mỗi máy một thư mục. Khi cần lập hồ sơ cho gói mới chỉ việc lấy ra.
Vì sao phải kỹ đến vậy
Vì trợ lý AI làm đúng theo những gì nó tìm thấy. Kho lộn xộn thì hồ sơ soạn ra cũng lộn xộn. Kho gọn thì một câu lệnh là có danh mục hồ sơ còn thiếu của cả gói thầu.
Nếu chỉ làm một việc hôm nay: lập một thư mục “chờ lọc” và một thư mục “bản gốc” cho dự án đang làm. Hai thư mục đó đã bớt được phần lớn cảnh tìm file.
Muốn xem cấu trúc thư mục đầy đủ?
Để lại số Zalo, tôi gửi video hướng dẫn đầy đủ và mời anh chị vào nhóm hỏi đáp.
Đăng ký nhận video